Головна » 2013 » Листопад » 23 » Минуле у майбутньому
11:36
Минуле у майбутньому
Архівна справа є вагомою частиною інформаційної та культурної галузей життя суспільства, що вміщує організаційні, правові, економічні та інші питання, пов’язані з накопиченням, обліком, зберіганням архівних документів та використанням інформації, що в них міститься. 

Історичне значення архівних документів, як добре видно, з часом стає все ціннішим. Згасають у пам’яті поколінь  спогади про яскраві події та історичні факти, змінюється світогляд суспільства, ставлення громадськості до певних питань, і лише архівні документи дозволяють  тверезо дослідити минуле.  

Практичне значення архівних документів та архівів неможливо переоцінити – адже саме документальне підтвердження є основним аргументом  у вирішенні багатьох питань як майнового, суспільного, так і соціального характеру. Як і будь-яка інша галузь, архівна справа не має сталої форми існування. Тернистий шлях її розвитку обумовлюється суб’єктивними та об’єктивними факторами, що спричиняють злети і падіння. 
Про тенденції розвитку архівної справи нашого району кореспонденту «Слова» розповів начальник архівного відділу Вишгородської районної державної адміністрації  Тимофій КЛИМЕНКО.

– Які архівні установи діють на території Вишгородського району зараз?

– Сьогодні в районі фактично існує лише одна архівна установа – архівний відділ Вишгородської райдержадміністрації (районний державний архів), яка за своїм профілем зберігає документи, віднесені до Національного архівного фонду (НАФ). Також маємо рішення сесії районної ради про утворення комунальної установи «Вишгородський районний Трудовий архів», проте офіційно цей архів не існує, працівників та приміщення не має. Тож профільні документи для останнього, у порядку виключення, також зберігає та опрацьовує архівний відділ. Окрім цього, кожне підприємство, установа та організація повинні мати власний архівний підрозділ (архів).

– Зберігання непрофільних для районного архіву документів з особового складу певно створює низку незручностей?

– Звісно. Насамперед, відсутня нормативна база, що регламентує роботу державного архіву із цими документами, адже законодавча база виходить з того, що цими документами опікується Трудовий архів. Донедавна досить суттєвою проблемою був брак робочого часу, адже кожна друга довідка, видана архівом, була наведена по документам з особового складу. Із введенням додаткової одиниці у штат відділу ситуація суттєво покращилася: з’явилося більше часу на виконання профільних для відділу завдань. Окрім згаданого, слід зауважити, що сховища архіву перевантажені (ступінь заповнення – 102%), а чверть їх площ займають документи з особового складу.  У такій ситуації архів вимушений уже другий рік поспіль відмовлятися від  планового прийому на зберігання документів НАФ. 

– Де ж зберігаються ці документи?

– Вони зберігаються установами-фондоутворювачами, проте тут теж не все просто. Більшість таких установ не в змозі забезпечити комфортні умови для зберігання документів, не мають окремого працівника для роботи з ними. 

– Як на цю проблему дивиться керівництво району?

– Райдержадміністрація знайома з проблемами відділу. В останні роки співпраця адміністрації з архівним відділом досить плідна, проте не завжди запорукою успіху є лише одне бажання – матеріальні чинники досить часто відіграють ключову роль.  Яскравий приклад – питання збільшення чисельності відділу, бо необхідність відчуваєтся дуже гостро ще з середини двохтисячних років, завдяки нинішньому керівництву, все ж таки було вирішено. У ситуації з необхідністю збільшення площ архівосховищ уже пару років тому було прийнято рішення про переміщення їх у підвальний поверх адмінбудівлі. Замість наявних 60 кв. м  сховищ передбачено 140 кв. м, на заміну чотирьом кімнаткам – два великих приміщення. Це зручно, раціонально та перспективно. Проте для того, щоб облаштувати згадані приміщення під архівосховища, необхідно вкласти чимало грошей у капітальний ремонт та оснащення системами вентиляції, сигналізації тощо.

– Чи дозволяє законодавство зберігання документів у підвалі?

– Ці приміщення не є підвалом у класичному розумінні. Щурів та каналізаційних стоків там немає. Підвальний поверх адмінбудівлі – це колишні споруди цивільної оборони. Єдиний мінус – їх ніхто досить тривалий час не підтримував у належному стані, саме цим, насамперед, і зумовлені значні капіталовкладення. Просто на даний час район не може собі дозволити таке бюджетне навантаження, але дане питання продовжує перебувати це порядку денному керівництва адміністрації  та при першій нагоді буде вирішуватись, оскільки проблема є досить суттєвою. 

– Тимофію Вікторовичу, а  що нового відбулося у житті архіву в останні роки?

– В останні роки змінилася, у першу чергу, нормативна база. 
Змін зазнали типові положення у галузі архівної справи та діловодства, у 2011 році розроблена нова Типова інструкція з діловодства (попередня була створена ще у 1998 році), у 2012 році видано новий Перелік типових документів, на підставі якого проводиться експертиза цінності документів  (попередній датований 1997 роком), у 2013 році світ побачили нові правила роботи державних архівів (до цього діяли ще «радянські») та багато іншого.  Це вкрай необхідні зміни, адже час не стоїть на місці, і нормативна база має відповідати вимогам сьогодення. 

Звісно, такий масив оновлень складно опрацьовувати майже одночасно, адже районний  архів здійснює управлінську діяльність серед установ району, тож кожну зміну слід довести до відома та привести у відповідність до законодавства документи кожної окремої організації. Окрім того, законодавством передбачено здійснення перевірок архівної справи та діловодства установ у зоні комплектування архіву. Складно, але ми працюємо. Тим більше, що в цьому році з’явилася змога приділяти цьому питанню більше уваги. 

– Це наслідок введення додаткової одиниці у штат?

– Так. Хоча й основною відмінністю для архіву стала змога приділяти більше уваги роботі з установами, проте для громадян ця подія також має досить помітні позитивні риси. Скоротився термін надання відповіді до одного-двох тижнів, на відміну від передбачених законодавством 30 днів.  Це, насамперед, зручно для населення.

– Окрім згаданих, є ще цікаві зміни?

– З метою популяризації архівних установ та архівної справи Державний архів Київської області ще минулого року розпочав досить амбітний проект «Електронна мережа архівів Київщини». Це пілотний проект, який у перспективі може охопити всі архівні установи держави. У цій системі має свій сайт і архівний відділ Вишгородської райдержадміністрації (http://vyshgorod-rda.archives.kiev.ua/). На даний час це не закінчений продукт – у нього досить великі перспективи, проте вже зараз він приносить користь. Це інформаційний ресурс, який містить певну довідкову інформацію про архівну установу, склад її документів тощо. У майбутньому це буде база даних, у якій можна буде здійснювати пошук документів «не виходячи з дому». Статистика сайту постійно звітує про відвідувачів не тільки з України, але й з Голландії, Росії, США, Канади тощо. До речі, у системі реалізована можливість звернення громадян до архіву.

– Хто фінансує цей проект?

– Основний фінансовий тягар за розроблення та впровадження мережі ліг на автора ідеї – Державний архів Київської області. Певні кошти за хостінг та технічний супровід сайтів сплачують районні установи, у нашому випадку райдержадміністрація. До речі, про кошти – найближчим часом архівний відділ планує впровадження оплати за надані послуги. 

– Про які послуги йде мова?

– Видача довідок, копій документів, дострокове приймання на державне зберігання, науково-технічне опрацювання документів тощо.

– Це рішення архівного відділу чи райдержадміністрації?

– На введенні платних послуг уже не перший рік наполягає і Державна архівна служба, і Державний архів Київської області. Законодавче підґрунтя закладене ще у 1998-2001 роках, тому про нововведення мову вести не доцільно.  З різних причин архівний відділ відтерміновував це питання, хоча колеги з інших районів успішно використовували цю практику ще з 2003-2004 років. Це не спосіб збагачення, як може здаватися пересічному громадянину. Це, насамперед, можливість не так сильно залежати від державного бюджету, спосіб зміцнення матеріально-технічної бази. Дякувати нинішньому керівництву, сьогодні архів не має проблем із заправкою картриджів, забезпеченням папером та канцтоварами, проте не так давно ці питання не вирішувалися в «автоматичному» режимі – кожного разу вирішення цих, начебто і не проблем зовсім, перетворювалося на маленьку історію. До речі, це було в ті часи, коли про кризові явища в економіці мова ще не йшла. Зауважу: кошти, що надходять за надання платних послуг не можуть бути використані ані як заробітна плата, ані як будь-який інший засіб заохочення працівників. Їх цільове призначення – зміцнення матеріально-технічної бази архіву. Простіше кажучи – документи заробляють кошти для себе.  А якщо серйозно, то мова взагалі не йде про заробіток – лише про компенсацію собівартості робіт. Є розрахунки, на які спираємося при розроблені цін.  Це не цифри «зі стелі», а реально обґрунтований тариф. 

– Тож, наприклад,  для того щоб отримати в наслідок перерахунку пенсії надбавку у 20 гривень, необхідно буде сплатити ще кошти за довідку про заробітну плату?

– Ні. Згідно чинного законодавства, виконання запитів соціально-правового характеру не може обкладатися платнею. Довідки про заробітну плату, про трудовий стаж тощо відносяться до категорії соціально-правових. Таким чином, у вирішення соціальних питань архів не завдасть додаткового фінансового навантаження громадянам, тож сподіваємося на розуміння з боку населення. 
Переглядів: 546 | Додав: komashkov
comments powered by Disqus